Zo organiseer je een golfevenement

1. Begin op tijd

Er gaat meer organisatie en voorbereiding in een grootschalig golfevenement zitten dan je wellicht denkt. Begin dus op tijd! Liever iets te vroeg dan iets te laat.

2. Maak een planning

De basis van je event wordt gevormd door een plan. Een succesvol evenement valt of staat met een strakke planning. Dit voorkomt dat je op het laatste moment onverhoopt nog allemaal dingen moet regelen. Zorg dat je planning een tijdlijn heeft met duidelijke deadlines.

3. Bepaal het doel van het golfevenement

Hoeveel en wat je precies moet regelen, hangt af van het doel van het evenement. Er kunnen verschillenden redenen zijn waarom je een golfevenement organiseert. Wellicht wil je je bedrijf in de schijnwerpers zetten of laten zien dat je je medewerkers en/of zakenrelaties waardeert. Of misschien is het wel voor het goede doel. Dan moet je bijvoorbeeld denken aan welk goed doel je de opbrengst wilt schenken. Maak je doel concreet en houd dit in je achterhoofd tijdens het organiseren.

4. Stel een team samen

Een golfevenement organiseren doe je niet alleen. Stel een goed team samen en neem in het plan op wie verantwoordelijk is voor welke taken.

5. Bepaal je budget

Een van de belangrijkste aspecten van een golfevenement is het budget. Laat iemand die goed met geld om kan gaan verantwoordelijk zijn voor het financiële plaatje. Ruim daarbij genoeg geld in voor het eten en drinken. Een goede catering is essentieel op zo’n dag. Door middel van sponsors en bijvoorbeeld veilingen en andere events op de dag zelf kun je het budget vergroten. Diegene die de sponsors werft heeft idealiter een groot netwerk en sterke skills op het gebied van sales.

6. Kies de datum en locatie

Nu je budget helder is, kun je voor een locatie gaan kijken en een datum prikken. Begin met het kiezen van een aantal data. Door meerdere data in gedachten te houden, behoud je flexibiliteit. Deze data moeten je voldoende tijd geven om het event te plannen. Het behoeft geen uitleg dat het essentieel is om een goede locatie te kiezen. Wat voor soort locatie geschikt is, hangt deels af van de golfers die je hoopt aan te trekken. Als zij een hoog niveau hebben, dat moeten de golfbanen ook uitdagend zijn. Daarnaast moet je rekening houden met hoeveel mensen je denkt dat er komen. Het is voor een locatie gunstig als je je event daar organiseert, dus je kunt er ongetwijfeld een goede deal uitslepen. Zeg niet meteen ‘ja’ tegen de eerste beste locatie maar kijk vooral even rond. Heb je je droomlocatie voor een goede prijs gescoord? Afhankelijk van wanneer de locatie beschikbaar is, kun je een definitieve datum prikken.

7. Promoot je event

Zodra de datum en locatie bekend is, kun je het evenement gaan promoten. Zowel online als offline uitingen lenen zich hier goed voor. Je kunt denken aan flyers en brochures, maar ook aan een website en social mediakanalen. Ook kan het interessant zijn om er een lokaal persbericht uit te sturen. Daarnaast is mond-tot-mondreclame belangrijk bij zo’n evenement. Laat aan wie het maar horen wil weten dat je het organiseert, zodat het als een lopend vuurtje door de buurt gaat.

8. Regel een online inschrijfmogelijkheid

Stel vast hoeveel mensen er mee kunnen doen. Zorg vervolgens dat iemand de inschrijvingen op zich neemt, zodat je precies weet wie er meedoet. Dit kun je het beste online opzetten. Inschrijvingen op papier zijn een hoop werk voor zowel de mensen die zich inschrijven als de mensen die het moeten verwerken, dus dat kun je beter niet.

9. Stel een schema op

Zodra helder is wie er mee gaan doen, kun je een schema voor het golfen zelf opzetten. Voor wat voor spelvorm kies je? Hoe zet je dit op? Wie speelt wanneer?

10. Regel de prijzen

Een golfevenement is niet compleet zonder mooie prijzen voor de gelukkige winnaars. Online vind je sportprijzen als trofeeën, medailles en bekers, die je kunt graveren met een tekst.

11. Evalueer na afloop

Vergeet niet te evalueren zodra je event erop zit. Mocht je ooit weer een golfevenement organiseren, dan kan eventuele feedback goed van pas komen. Bedank daarnaast alle spelers, bezoekers en organisators voor hun komst.